Excel & Zahlungen
Anzahlung und Restzahlung in Excel erfassen
Halte vereinbarte Beträge, Fälligkeiten und tatsächliche Eingänge getrennt fest. Nur so erkennst du vor der Anreise, was noch offen ist.
Veröffentlicht am
| Aufenthalt | Art | Vereinbart | Eingegangen |
|---|---|---|---|
| A-024 | Anzahlung | 120 € | 100 € |
| A-024 | Restzahlung | 360 € | 0 € |
Zahlungen getrennt vom Aufenthalt führen
Der Aufenthalt enthält den vereinbarten Gesamtpreis. Für jeden geplanten Zahlungsschritt legst du eine eigene Zeile an, die über die Aufenthaltskennung zugeordnet ist. Eine Zahlung ist erst erledigt, wenn der tatsächliche Eingang verbucht wurde.
- Aufenthalts-ID und Zahlungsart (Anzahlung oder Restzahlung)
- Vereinbarter Betrag und Fälligkeitsdatum
- Tatsächlich eingegangener Betrag und Eingangsdatum
- Optional: Zahlungsreferenz für die Zuordnung
Beispielrechnung mit Teilzahlung
Für A-024 sind 480 € vereinbart. Du hast 120 € Anzahlung vereinbart; die Restzahlung beträgt 360 €. Gehen zunächst nur 100 € ein, bleiben 380 € offen – davon 20 € aus der Anzahlung. Verwechsle den geplanten Betrag nicht mit dem tatsächlichen Zahlungseingang.
- Gesamt offen = vereinbarter Gesamtpreis − Summe der tatsächlichen Eingänge.
- Beträge nie allein anhand einer Bankankündigung als bezahlt markieren.
Welche Frist du vereinbarst, hängt von deinen Buchungsbedingungen ab. Übernimm keine pauschale Frist aus einem Tabellenbeispiel.
Vor der Anreise prüfen
Filtere nach Fälligkeiten bis zum Anreisetag und kontrolliere, ob Zahlungen zugeordnet wurden. Bei Abweichungen prüfe zunächst Kontoauszug und Zahlungsreferenz; schreibe erst dann eine sachliche Erinnerung mit Bezug auf die konkrete Vereinbarung.
- Offene und überfällige Beträge unterscheiden
- Teileingänge dokumentieren
- Nach Stornierungen vereinbarte Beträge prüfen
Was tun, wenn ein Betrag nicht passt?
Gehe vom konkreten Aufenthalt aus: Vergleiche Bestätigung, vereinbarte Zahlungsstufen und Kontoauszug. Ordne eine Teilzahlung der richtigen Buchung zu und notiere, wann sie einging. Ändere den vereinbarten Gesamtpreis nur bei einer tatsächlich vereinbarten Buchungsänderung.
- Bestätigung: 480 € Gesamtpreis, 120 € Anzahlung und 360 € Restzahlung.
- Kontoauszug: 100 € erhalten. In der Übersicht bleiben 380 € offen.
- Zuerst die 20 € fehlende Anzahlung zuordnen; die Restzahlung bleibt separat sichtbar.
Ein offener Betrag und ein überfälliger Betrag sind nicht dasselbe: Überfällig ist er erst nach der vereinbarten Fälligkeit.