Gästewechsel-Checkliste für deine Ferienwohnung

Aufenthalt eintragen, Termine ableiten

Trage Unterkunft, Gast oder Buchungskennung sowie Anreise und Abreise ein. Ergänze Buchungsdatum und vereinbarte Zahlungsfristen bei Bedarf. Die Aufgaben beziehen sich auf diese Termine; fehlende Bezugsdaten bleiben ohne Termin.

• Für jeden Aufenthalt eine eigene Kopie speichern.
• Hellgrüne Eingabefelder mit den Aufenthaltsdaten füllen.
• Zeitabstände in der Spalte „Tage +/-“ anpassen.
• In „Notiz / zuständig“ eine verantwortliche Person eintragen.

Beispiel: Anreise am 20. Juni, Anreiseinformationen zwei Tage vorher. Bezug „Anreise“ und −2 Tage ergeben den 18. Juni. Die Zeitabstände sind Vorschläge, keine gesetzlichen Fristen.

Nach der Buchung: Vereinbarungen festhalten

Bevor die Vorbereitung startet, brauchst du eindeutige Reisedaten und einen vereinbarten Preis. Halte Zahlungen und Rückfragen zusammen, damit kurz vor der Anreise keine Unklarheiten entstehen.

• Verfügbarkeit und andere Kalender abgleichen.
• Personenzahl, Extras und Wünsche klären.
• Preis und Zahlungsfristen vereinbaren.
• Bestätigung versenden und Buchung im Kalender erfassen.
• Tatsächlichen Eingang der Anzahlung prüfen.

Vor der Anreise: Zugang und Vorbereitung klären

Plane zuerst die Aufgaben, für die andere Menschen oder Vorlauf nötig sind. Danach kommen die letzten Kontrollen und die Nachricht an den Gast.

• Benötigte Gästedaten und gegebenenfalls Gästekarten vorbereiten.
• Reinigung und Wäschewechsel mit Zuständigkeit einplanen.
• Restzahlung und gegebenenfalls vereinbarte Kaution prüfen.
• Ankunftszeit, Schlüsselübergabe und späte Anreise abstimmen.
• Adresse, Parkplatz, Zugang und Kontakt senden.
• Vor Ort prüfen, ob alles für den Gast bereitsteht.

Vor und nach der Abreise: den Wechsel abschließen

Kläre die Abreisezeit rechtzeitig und bereite die nächste Übergabe vor. Nach der Abreise dokumentierst du offene Punkte und gibst sie an die zuständige Person weiter.

• Abreisezeit und Schlüsselrückgabe abstimmen.
• Nächste Anreise und verfügbares Zeitfenster prüfen.
• Zustand, fehlende Ausstattung und offene Rückfragen festhalten.
• Folgeaufgaben einer Person zuordnen.
• Aufenthalt abschließen, sobald alle offenen Punkte geklärt sind.

Status pflegen statt Aufgaben im Kopf behalten

Wähle den passenden Status je Aufgabe. „Entfällt“ zählt nicht als offene Aufgabe. Die Übersicht zeigt Fortschritt sowie Aufgaben, die heute fällig oder überfällig sind. Prüfe diese Anzeige zusammen mit den hinterlegten Terminen.

• Nur tatsächlich erledigte Aufgaben abschließen.
• Nicht benötigte Aufgaben auf „Entfällt“ setzen.
• Bei verschobenen Reisedaten die Bezugsdaten aktualisieren.
• Offene Punkte mit dem nächsten konkreten Schritt ergänzen.