Excel & Organisation
Ferienwohnung mit Excel verwalten
Für eine kleine private Vermietung reichen zunächst wenige Tabellen. Entscheidend ist, dass jeder Aufenthalt eine eindeutige Kennung bekommt und Zahlungen sowie Gäste darauf verweisen.
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| Gäste | Aufenthalte | Preise | Zahlungen |
|---|---|---|---|
| G-012 | A-024 | 480 € | 100 € erhalten |
Vier Tabellen statt einer langen Liste
Lege getrennte Blätter für Gäste, Aufenthalte, Preise und Zahlungen an. Die Aufenthaltskennung verbindet die Blätter. So änderst du eine Telefonnummer nur einmal, auch wenn derselbe Gast wiederkommt.
- Gäste: Gäste-ID, Name, Kontaktweg und bei Bedarf Hinweise.
- Aufenthalte: Kennung, Gäste-ID, Unterkunft, Anreise, Abreise, Personen und Status.
- Preise: Zeitraum, Preis pro Nacht und Gültigkeit.
- Zahlungen: Aufenthaltskennung, Art, Fälligkeit, Betrag und tatsächlich erhalten am.
Vom Eingang bis zur Abreise
Prüfe zuerst, ob der Zeitraum frei ist. Erfasse dann Gast und Aufenthalt, halte den vereinbarten Gesamtpreis fest und plane Anzahlung und Restzahlung. Nach Zahlungseingang ergänze das tatsächliche Eingangsdatum; vor der Anreise prüfe offene Beträge und Aufgaben.
- Anfrage prüfen und Zeitraum reservieren.
- Gast und Aufenthalt mit eindeutiger Kennung anlegen.
- Preis und vereinbarte Zahlungsfristen festhalten.
- Anreise vorbereiten und nach Abreise den Aufenthalt abschließen.
Beispiel: A-024 verweist sowohl in der Aufenthaltsliste als auch in der Zahlungsliste auf denselben Aufenthalt. Ein Name allein ist dafür nicht eindeutig genug.
Was du regelmäßig kontrollierst
Filtere jede Woche nach anstehenden Anreisen und überfälligen Zahlungen. Sichere die Datei regelmäßig und begrenze den Zugriff auf Personen, die die Daten wirklich brauchen. Bei gleichzeitiger Bearbeitung sprecht ab, wer Änderungen vornimmt.
- Stimmen Anreise und Abreise mit der Bestätigung überein?
- Ist ein Zahlungseingang wirklich verbucht oder nur erwartet?
- Ist der Status einer stornierten Buchung aktualisiert?
Was passiert bei einer Änderung der Buchung?
Verschiebt ein Gast seine Reise, ändere nicht nur das Datum. Prüfe zuerst den neuen Zeitraum gegen andere Aufenthalte, berechne den neuen Preis und halte fest, welcher Betrag bereits eingegangen ist. Danach aktualisierst du Zahlungsfristen und Aufgaben zur Anreise. Bewahre die vereinbarte Bestätigung getrennt auf, damit du Änderungen nachvollziehen kannst.
- Zeitraum erneut auf Überschneidungen prüfen.
- Preis und Extras neu berechnen und mit dem Gast abstimmen.
- Bereits verbuchte Zahlungen nicht überschreiben.
- Anreise- und Reinigungsaufgaben auf die neuen Daten legen.
Excel zeigt nur die Informationen, die du dort pflegst. Wenn E-Mails und Kalender andere Daten enthalten, ist die Tabelle allein keine verlässliche Quelle.